Modèle de suivi de facturation Excel 2026 Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Clients et complétez le nom, la ville, le SIRET, la forme juridique, le contact, l'e-mail et le délai de paiement.
2. Étape 2 — Dans Factures, saisissez le numéro, les dates, le client, l'objet de la prestation et le montant HT dans les cellules prévues.
3. Étape 3 — Sélectionnez le taux de TVA dans la liste proposée : 20 %, 10 % ou 5,5 % selon la facture.
4. Étape 4 — Renseignez la date de règlement dès que le paiement arrive, puis choisissez le mode de règlement.
5. Étape 5 — Laissez les colonnes Montant TVA, Montant TTC, Statut et Jours de retard se calculer automatiquement.
6. Étape 6 — Consultez le Tableau de bord pour contrôler les totaux, les factures par statut, les clients et l'évolution mensuelle.
7. Étape 7 — Utilisez l'onglet Instructions comme aide-mémoire avant une relance ou une déclaration de TVA.

Un indépendant en micro-entreprise ouvre généralement ce fichier après l'émission d'une facture, puis le met à jour à chaque encaissement. Un artisan qui facture 4 000 € HT de prestations à 20 % doit suivre 800 € de TVA et 4 800 € TTC, sans confondre chiffre d'affaires facturé et argent réellement reçu.

L'assistante de gestion d'une SARL de plomberie peut saisir les factures au fil de l'eau et vérifier les échéances chaque vendredi. Avec 25 factures mensuelles à 1 200 € TTC, le tableau doit permettre de voir immédiatement si 30 000 € ont été facturés mais seulement 24 000 € encaissés.

Une utilisation adaptée aux échéances

Le gérant d'une SAS ou d'une EURL peut consulter le tableau avant la préparation comptable mensuelle, tandis qu'un trésorier d'association l'utilisera pour contrôler les prestations facturées aux partenaires. L'onglet Factures (image 1) montre les colonnes opérationnelles, de N° facture à Commentaire, avec les montants et dates regroupés sur une seule ligne.

L'onglet Clients (image 2) sert de référentiel : il contient notamment le SIRET, la forme juridique, le contact, l'e-mail et le délai de paiement. Le choix le plus simple est de saisir une facture immédiatement, plutôt que de conserver des justificatifs dans une boîte mail avant une mise à jour trimestrielle.

Le fichier propose dans l'onglet Instructions les taux de TVA de 20 %, 10 % et 5,5 %. En France, le taux normal est 20 %, les taux réduits courants sont 10 % et 5,5 %, et le taux super-réduit est 2,1 %. Le taux de 20 % appliqué à 2 400 € HT produit 480 € de TVA et 2 880 € TTC.

Le modèle aide au suivi, mais ne remplace pas la facture conforme ni la télédéclaration auprès de la DGFiP. Une facture doit notamment comporter la date, un numéro séquentiel unique, l'identité et l'adresse des parties, le numéro SIREN ou SIRET, les montants HT et TTC, ainsi que la TVA détaillée par taux lorsque celle-ci est applicable.

Échéance, paiement et conservation

Le délai de paiement inscrit dans Clients est un repère commercial : 30 jours est un exemple courant, mais la facture doit préciser les conditions convenues. Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € doivent être prévues lorsque la réglementation l'exige.

Les pièces comptables doivent être conservées 10 ans selon l'article L123-22 du Code de commerce. Pour une entreprise soumise à la TVA, ce suivi facilite le contrôle des factures collectées, mais la déclaration CA3 ou CA12 reste réalisée dans les outils fiscaux prévus à cet effet. L'onglet Instructions (image 4) rappelle explicitement que le fichier complète le suivi comptable sans remplacer les obligations déclaratives.

La première difficulté vient d'une date d'échéance oubliée. Une facture de 1 500 € TTC non réglée pendant 20 jours n'est pas seulement une ligne en attente : elle réduit la trésorerie disponible et peut retarder le paiement d'une échéance URSSAF, d'un fournisseur ou de la TVA.

Une facture encaissée mais non mise à jour

Si la date de règlement reste vide après un virement reçu, la formule classe la facture À relancer ou En retard. Le tableau de bord peut alors afficher 8 000 € restant dus alors que 2 000 € ont déjà été encaissés. Dans la pratique, je recommande de mettre à jour le fichier le jour du relevé bancaire, pas à la fin du mois.

Autre cas fréquent : sélectionner le mauvais client dans la liste. La ville et le SIRET affichés par RECHERCHEV deviennent alors incohérents avec la facture, ce qui complique une relance et peut conduire à adresser un document au mauvais interlocuteur.

Des montants incohérents

Saisir un montant TTC dans la colonne HT double artificiellement la base taxable. Par exemple, 1 200 € TTC saisis comme 1 200 € HT génèrent 240 € de TVA au lieu d'une TVA réelle de 200 € si le taux est 20 %. Vérifiez aussi les taux réduits : le classeur propose 10 % et 5,5 %, mais seule la nature réelle de la prestation justifie leur emploi.

Enfin, une facture annulée ne doit pas être simplement effacée si elle a été numérotée ou comptabilisée. Conservez une trace et corrigez-la selon votre procédure comptable ; le tableur est un outil de pilotage, pas un journal légal des pièces.

Réservez 15 minutes chaque vendredi pour saisir les nouvelles factures et les règlements reçus. Le lundi suivant, consultez les lignes À relancer et En retard : une facture de 2 400 € échue depuis 7 jours mérite une action précise, avec un commentaire daté plutôt qu'une relance vague.

Une routine en trois contrôles

• Contrôlez les factures émises, les dates d'échéance et les montants HT avant la clôture.
• Comparez les règlements saisis avec le relevé bancaire et renseignez le mode de paiement.
• Comparez le total TVA du tableau de bord avec votre export ou vos pièces destinées à la déclaration.

L'image 3 montre le Tableau de bord : les indicateurs sont alimentés par les formules SOMME, NB.SI, SOMME.SI et MOYENNE, tandis que trois graphiques présentent les statuts, les clients et les mois. Les formules utilisent des références sur les lignes 2 à 101 ; au-delà de 100 factures, il faut étendre les plages avant de poursuivre.

Pour éviter les dérives, ne remplacez pas les formules des colonnes E, F, J, K, M et N. Utilisez les listes de validation existantes et sauvegardez une copie mensuelle. Si plusieurs personnes doivent modifier simultanément le fichier ou si vous dépassez plusieurs centaines de factures, passez à un logiciel de facturation avec journalisation et accès utilisateurs.