Tableau de stock fournitures Excel 2026 – Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Instructions pour repérer les cellules jaunes à saisir et les cellules calculées à préserver.
2. Étape 2 — Dans Stock, renseignez la référence, la désignation, la catégorie, le fournisseur, la ville, le stock initial, le stock minimum, le prix unitaire HT et la date de mise à jour.
3. Étape 3 — Utilisez les catégories proposées dans la liste déroulante et saisissez les quantités en nombres entiers positifs.
4. Étape 4 — Dans Mouvements, ajoutez chaque réception ou sortie avec la date, le type, la référence, la quantité, le motif, le collaborateur et le service.
5. Étape 5 — Contrôlez les colonnes calculées : désignation, catégorie, prix unitaire HT et valeur du mouvement HT se complètent depuis Stock.
6. Étape 6 — Consultez Tableau de bord pour connaître les références à commander, la quantité totale et la valeur du stock.
7. Étape 7 — À chaque inventaire, vérifiez physiquement les quantités et actualisez la date de contrôle dans Stock.

Le besoin apparaît surtout dans les petites équipes

Un tableau de stock de fournitures sert à l'assistante de gestion qui prépare la commande mensuelle, au gérant de SARL qui veut suivre les achats administratifs et au trésorier d'association qui contrôle les consommables avant une saison sportive. Il est également utile au particulier qui gère un atelier, une activité indépendante ou une pièce de stockage à domicile.

Dans une entreprise du bâtiment, l'assistante peut suivre les ramettes, stylos, cartouches et enveloppes utilisés par quatre salariés. Une sortie de 45 stylos pour l'équipe commerciale doit être enregistrée le jour même : sans cette ligne, le seuil d'achat est faux et la commande arrive trop tard.

Un suivi distinct des articles et des mouvements

L'onglet Stock est le référentiel. L'image 1 montre les colonnes Référence, Désignation, Catégorie, Fournisseur, Ville fournisseur, Stock initial, Entrées, Sorties, Stock actuel, Stock minimum, Statut, Prix unitaire HT, Valeur du stock HT, TVA, Valeur du stock TTC et Dernière mise à jour.

L'onglet Mouvements, visible sur l'image 2, conserve la date, le type Entrée ou Sortie, la référence, la quantité, le motif, le collaborateur et le service. Les colonnes de désignation, catégorie et prix sont récupérées automatiquement par RECHERCHEV ; la valeur du mouvement est calculée à partir de la quantité et du prix unitaire.

Un exemple qui parle à une PME

Pour une ramette de papier A4, le modèle contient un stock initial de 120 unités, 50 entrées, 30 sorties et un seuil minimum de 80. Le stock actuel ressort à 140 unités : le statut reste Stock suffisant. Pour un stylo bleu, 250 unités moins 190 sorties donnent 60, sous le seuil de 75 : l'article apparaît À commander.

Le tableau de bord présenté sur l'image 3 agrège les 110 lignes préparées. Il permet de voir le nombre de références, les commandes à lancer, la quantité totale et la valeur moyenne par article, sans recalcul manuel après chaque mouvement.

La TVA à 20 % dans ce modèle

Les montants de cet outil sont calculés avec une TVA standard de 20 %. Une cartouche à 32,50 € HT ressort à 39,00 € TTC ; dix cartouches représentent donc 325,00 € HT et 390,00 € TTC. Cette valeur TTC est une information de pilotage : elle ne remplace pas l'enregistrement comptable de la facture fournisseur.

Le fichier ne gère pas plusieurs taux de TVA : la colonne TVA contient 20 % pour chaque article. Si vos fournitures relèvent exceptionnellement d'un taux réduit de 10 %, 5,5 % ou 2,1 %, ne modifiez pas quelques cellules au hasard : adaptez la structure et les formules avant de l'utiliser pour une valorisation fiscale.

Stock interne et obligations comptables

Pour une société soumise au Plan comptable général, ce tableau est un outil de contrôle interne. Les fournitures consommées ne sont pas automatiquement comptabilisées ici et le fichier ne constitue ni un journal, ni un grand livre, ni un inventaire légal. Les achats doivent rester rapprochés des factures et des écritures de l'entreprise.

Les pièces comptables doivent être conservées pendant 10 ans conformément à l'article L123-22 du Code de commerce. Une facture de 20 ramettes à 5,90 € HT, soit 118,00 € HT et 141,60 € TTC à 20 %, doit donc être archivée séparément, même si la réception est saisie dans Mouvements.

Traçabilité pratique

La date du mouvement, le motif, le collaborateur et le service donnent une trace utile en cas d'écart d'inventaire. Pour une association, le trésorier peut ainsi rattacher 60 enveloppes à une campagne courrier ; pour une SARL, l'assistante peut distinguer une sortie Administration d'une sortie Commercial.

Mon choix est clair : pour moins de 110 références et des mouvements modérés, ce fichier suffit à organiser le contrôle interne. Au-delà de plusieurs centaines de sorties mensuelles ou d'un besoin de valorisation FIFO, passez à un logiciel de stock relié à la comptabilité.

Le mouvement oublié coûte plus cher qu'il n'y paraît

L'erreur la plus fréquente est de saisir une livraison dans Stock mais pas dans Mouvements, ou l'inverse. Une réception de 50 ramettes non enregistrée laisse croire à un stock de 90 au lieu de 140 ; avec un seuil de 80, vous pouvez déclencher une commande inutile de 50 ramettes. À 5,90 € HT, cela immobilise 295,00 € HT.

L'erreur inverse est tout aussi gênante : une sortie de 45 stylos oubliée laisse 105 unités théoriques alors que le stock physique n'en contient que 60. Le tableau affiche Stock suffisant et la rupture n'est découverte qu'au moment de distribuer les fournitures.

Les références et les quantités doivent rester propres

Dans Mouvements, la référence alimente les colonnes calculées par RECHERCHEV. Une référence saisie avec une faute, comme ECR-02 au lieu de ECR-002, ne retrouve pas correctement la désignation ni le prix. Utilisez donc la liste déroulante plutôt qu'une saisie libre.

Le fichier accepte des quantités entières positives. Ne saisissez pas -10 pour corriger une sortie : ajoutez un mouvement inverse clairement motivé ou corrigez la ligne originale. Sinon, le stock actuel de 60 peut devenir artificiellement 70 et l'historique ne permettra plus d'expliquer l'écart.

Le seuil minimum n'est pas une commande automatique

Le statut À commander compare le stock actuel au stock minimum ; il ne calcule ni le délai fournisseur ni la quantité optimale à acheter. Avec 12 cartouches initiales, 8 entrées et 15 sorties, le stock est de 5. Si le seuil est 10, l'alerte est justifiée, mais la quantité de commande doit tenir compte de la consommation prévue et du délai de livraison.

Évitez aussi de confondre prix HT et TTC. Une ramette à 5,90 € HT ne vaut pas 5,90 € TTC : à 20 %, elle vaut 7,08 € TTC. Sur 140 ramettes, l'écart atteint 165,20 €, ce qui déforme le budget si vous additionnez les deux bases.

Un rituel court vaut mieux qu'un inventaire oublié

Réservez 15 minutes chaque vendredi pour saisir les sorties de la semaine et contrôler les articles signalés À commander. Le lundi matin, l'assistante de gestion peut filtrer l'onglet Stock sur le statut, appeler les fournisseurs et mettre à jour la date après vérification physique.

• Après une livraison, saisissez immédiatement l'Entrée dans Mouvements.
• Après une distribution à un service, saisissez la Sortie avec son motif.
• À la fin du mois, comparez le stock physique aux quantités calculées.

Verrouiller les habitudes de saisie

Les listes déroulantes limitent les variations entre Entrée et Sortie, ainsi qu'entre les catégories Papier, Écriture ou Informatique. Les validations imposent des quantités entières positives, des prix non négatifs et des dates comprises entre le 01/01/2000 et le 31/12/2100.

Ne remplacez pas les formules des colonnes Stock actuel, Statut, Valeur du stock HT, TVA et Valeur du stock TTC. Si la ramette affiche 120 + 50 - 30, la formule calcule 140 ; une saisie manuelle dans la cellule casserait le lien avec les mouvements.

Quand le fichier atteint sa limite

Le modèle prépare 110 lignes par feuille et le tableau de bord liste les catégories et les articles à commander. Pour une petite structure, c'est plus lisible qu'un logiciel lourd. En revanche, si vous devez gérer plusieurs magasins, des lots, des emplacements, des commandes fournisseurs ou plus de 1 000 mouvements mensuels, un logiciel spécialisé devient préférable.

Dupliquez le fichier avant une modification importante et conservez une copie mensuelle datée. Cette précaution permet de retrouver la situation au 31/08/2026, puis de comparer les écarts avec l'inventaire suivant sans écraser l'historique de travail.