Tableau de suivi des fluides frigorigènes Excel – Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Mode_d_emploi (image 4) pour repérer les zones de saisie et les colonnes calculées.
2. Dans Suivi_Fluides (image 1), créez une ligne par intervention et attribuez un ID opération unique, par exemple OP-2026-004.
3. Renseignez la date, le technicien, le client, la ville, le SIRET, l’équipement et le type de fluide à l’aide des listes disponibles.
4. Saisissez le type d’opération, les masses en kilogrammes, le stock avant opération, les coûts HT et les références d’attestation ou de bordereau.
5. Vérifiez la détection de fuite, le résultat du contrôle et les observations. Les colonnes PRP/GWP, stock après, total HT, TVA, TTC et alerte se calculent seules.
6. Consultez Tableau_de_bord (image 2) pour contrôler les totaux et les graphiques ; adaptez les listes et le taux de TVA dans Référentiels_Consignes (image 3).

Le quotidien d’une entreprise de froid

Ce fichier s’adresse d’abord à l’entreprise de climatisation, de froid commercial ou de maintenance qui doit retrouver rapidement ce qui a été ajouté, récupéré ou éliminé. Le technicien saisit l’intervention après son passage ; l’assistante de gestion contrôle ensuite les références, les coûts et les éléments manquants.

Dans Suivi_Fluides (image 1), une ligne peut documenter une charge de 4,5 kg de R-32, avec 12 kg en stock avant opération et 16,5 kg après. Une récupération de 12,5 kg de R-404A ramène, elle, le stock de 18 kg à 5,5 kg. Ces exemples sont déjà présents dans les premières lignes du modèle.

Les moments où la saisie devient indispensable

Le besoin revient après chaque dépannage, remplacement de compresseur, contrôle d’étanchéité ou mise au rebut. Le gérant d’une SARL peut faire le point chaque vendredi ; l’assistante prépare alors les justificatifs et le Tableau_de_bord (image 2) pour la facturation ou la revue mensuelle.

Pour une équipe de quatre techniciens réalisant 25 interventions par mois, 100 lignes couvrent quatre mois de suivi si chaque passage donne lieu à une opération distincte. Le tableau ne remplace pas les bordereaux ni les documents réglementaires : il sert à relier les faits techniques, les stocks et les pièces conservées.

Ce que montrent les quatre images

L’image 2 présente les indicateurs de quantités ajoutées et récupérées, le stock, les coûts, les fuites et le taux d’opérations conformes. L’image 3 regroupe les techniciens, les fluides et leurs PRP/GWP, les opérations, les villes et les taux de TVA. L’image 4 explique les colonnes une par une.

Traçabilité des fluides et interventions

Le suivi doit rester cohérent avec le règlement européen relatif aux gaz à effet de serre fluorés, notamment le règlement (UE) 2024/573 applicable en 2026. Pour chaque intervention, conservez les informations permettant d’identifier l’équipement, le fluide, la masse manipulée, la fuite éventuelle, l’intervenant et les documents associés.

Le modèle prévoit précisément le type de fluide, le PRP/GWP, les kilogrammes ajoutés, récupérés ou transférés, le numéro d’attestation de capacité et le numéro de bordereau déchets. Il ne constitue pas à lui seul un registre réglementaire certifié : vérifiez les exigences applicables à votre activité et à vos équipements.

Attestation, fuite et déchets

La colonne N° attestation capacité permet d’associer l’opération à la référence déclarée par l’entreprise intervenante. La colonne N° bordereau déchets sert à relier une récupération ou une mise au rebut au justificatif correspondant. Une ligne sans référence ne doit pas être considérée comme une preuve documentaire complète.

Le modèle signale À contrôler si Détection de fuite vaut Oui ou si Résultat contrôle vaut Action requise. À l’inverse, il affiche Conforme dans les autres cas ; cette formule est un contrôle interne, pas une validation juridique de l’intervention.

TVA et conservation des pièces

Le référentiel contient des taux de 20 %, 10 % et 5,5 %. La TVA calculée dépend du taux placé en cellule L4 du référentiel, soit 20 % dans l’exemple de départ : sur 410,00 € HT, elle représente 82,00 € et le TTC 492,00 €.

Les factures, bordereaux, attestations et pièces comptables doivent être conservés selon les délais applicables, notamment 10 ans pour les documents comptables en application de l’article L123-22 du Code de commerce. Le tableau facilite le rapprochement, mais ne remplace pas l’archivage des originaux.

Un stock faux dès la première ligne

L’erreur la plus coûteuse en pratique consiste à saisir une quantité récupérée dans la colonne Quantité transférée / détruite, ou à oublier le stock avant opération. La formule calcule alors un résultat mathématique correct mais opérationnellement faux. Pour 8 kg ajoutés et 3 kg récupérés sur un stock initial de 20 kg, le stock attendu est 25 kg ; une récupération saisie deux fois le réduit artificiellement à 22 kg.

Ne corrigez pas une incohérence en écrasant la formule de la colonne O. Corrigez la quantité ou le stock avant dans les cellules de saisie, puis vérifiez les lignes suivantes du même équipement.

La fuite déclarée mais non traitée

Une fuite indiquée sur Oui déclenche automatiquement À contrôler, même si Résultat contrôle affiche Conforme. Ce résultat volontairement prudent évite de laisser passer une ligne incohérente. Dans une série de 40 interventions, une seule fuite oubliée peut fausser le taux affiché par le tableau de bord et retarder la recherche du justificatif.

Autre piège : renseigner Action requise sans noter l’intervention corrective dans une nouvelle ligne. L’alerte reste alors visible, mais le fichier ne prouve pas qu’une réparation a été réalisée. Ajoutez une opération distincte avec sa date, son résultat et ses références.

Les coûts qui ne retombent pas sur la facture

Le coût du fluide et la main-d’œuvre sont saisis séparément. Si 620,00 € de fluide et 180,00 € de main-d’œuvre sont enregistrés, le total opération est de 800,00 € HT ; avec 20 % de TVA, le TTC atteint 960,00 €. Une saisie uniquement dans Observations ne sera jamais intégrée au calcul.

Enfin, ne modifiez pas les listes de fluides sans mettre à jour leur PRP/GWP dans Référentiels_Consignes. Un fluide ajouté à la liste de saisie sans correspondance peut laisser la recherche vide et rendre le reporting incomplet.

Le rituel après intervention

Le meilleur fonctionnement est une saisie dans les 24 heures suivant chaque passage, avant que le technicien ne perde le poids mesuré ou le numéro de bordereau. Réservez ensuite 15 minutes le vendredi pour filtrer les lignes avec fuite, action requise ou référence manquante.

• Attribuez les IDs dans l’ordre : OP-2026-001, OP-2026-002, puis OP-2026-003.
• Dupliquez votre fichier avant une revue mensuelle, mais ne copiez pas les valeurs calculées à la place des formules.
• Utilisez les listes de validation plutôt que de retaper R-410A, Contrôle d’étanchéité ou le nom d’une ville.
• Comparez le stock total et les quantités du tableau de bord avec l’inventaire physique.

La revue mensuelle

À la clôture du mois, contrôlez la période analysée, les opérations conformes, les fuites détectées et les coûts par ville. Par exemple, 18 interventions, 2 fuites et 4 250,00 € HT de coût total doivent pouvoir être rapprochés des rapports d’intervention et des factures.

Le tableau de bord dispose de trois graphiques : fluides, types d’opérations et coûts par ville. Utilisez-les pour repérer une hausse inhabituelle des récupérations ou une ville dont le coût moyen dépasse nettement les autres.

Quand passer à un logiciel

Ce classeur convient à un suivi préparé sur 100 lignes. Passez à un logiciel métier lorsque plusieurs personnes saisissent simultanément, que les équipements sont très nombreux ou que vous devez gérer des droits d’accès, un historique inviolable et des exports réglementaires. Tant que l’équipe reste réduite, un fichier unique, sauvegardé chaque semaine et contrôlé chaque mois, est plus simple qu’un outil surdimensionné.