Suivi des périodes d’essai Excel 2026

1. Ouvrez l’onglet Suivi périodes d’essai et repérez les 14 colonnes du tableau.
2. Saisissez un numéro de suivi, le nom, le prénom, le poste, le service et la date d’entrée du salarié.
3. Indiquez la durée de la période initiale en mois, puis sélectionnez Oui ou Non dans la colonne Renouvellement.
4. Renseignez la durée du renouvellement lorsqu’il est prévu. Vérifiez la date de fin initiale et la date de fin finale calculées ou affichées dans le tableau.
5. Contrôlez la colonne Jours restants à chaque ouverture du fichier et filtrez les lignes proches de l’échéance.
6. Attribuez chaque dossier à un responsable RH afin qu’une personne identifiée prépare l’entretien et la décision.
7. Consultez le Tableau de bord, puis utilisez le Mode d’emploi pour vérifier les règles de saisie et enregistrer une copie datée.

Le besoin apparaît avant la fin du contrat

Dans une PME, la période d’essai est souvent suivie par l’assistante de gestion, le dirigeant ou le responsable RH, et non par un service juridique. Le fichier devient utile dès la signature du contrat, puis lors d’un point à J-30 et à J-15 avant l’échéance. Attendre le dernier jour est une mauvaise méthode : la décision doit être préparée et la notification peut nécessiter un délai de prévenance.

L’image 1 montre une ligne par salarié avec les colonnes Nom, Prénom, Poste et Service. Cette organisation convient à une SARL de plomberie qui recrute un technicien, à une agence de 12 personnes ou à une association employant deux salariés au début de sa saison sportive.

Un exemple concret dans une petite entreprise

Prenons un artisan qui emploie quatre salariés. Julien Martin entre le 06/04/2026 comme chargé de clientèle avec une période initiale de deux mois et un renouvellement d’un mois. Le tableau permet de distinguer la date de fin initiale, le 06/06/2026, de la date finale après renouvellement, le 06/07/2026, sous réserve des règles applicables et de la formalisation requise.

Sophie Bernard, développeuse web, entre le 04/05/2026 pour quatre mois sans renouvellement. Son dossier doit donc rester visible jusqu’à l’échéance de septembre, même si son responsable pense déjà que l’intégration se passe bien. Le Tableau de bord, visible sur l’image 2, donne au dirigeant une lecture plus rapide que la recherche dans plusieurs contrats ou courriels.

Les moments où le tableau doit être consulté

• Chaque lundi matin, pour les échéances des 30 prochains jours.
• Avant la préparation de la paie, afin de vérifier les changements de situation.
• Lors d’un entretien de suivi, pour documenter la décision et les actions restantes.

Mon avis est tranché : pour moins de 30 salariés en période d’essai simultanément, ce tableau suffit largement si une personne le contrôle chaque semaine. Au-delà, les relances automatiques d’un logiciel RH deviennent plus sûres qu’un fichier ouvert manuellement.

Au-delà, le passage au suivi des arrivées exige aussi une checklist du dossier d’embauche pour ne rien oublier dans les pièces et formalités initiales.

La durée maximale dépend du contrat et du poste

Pour un CDI, la période d’essai initiale maximale est de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, et 4 mois pour les cadres. Le renouvellement peut porter la durée totale maximale à 4, 6 ou 8 mois. Ces limites résultent notamment des articles L1221-19 et suivants du Code du travail.

Le renouvellement n’est pas automatique. Il doit être autorisé par la convention collective applicable, prévu dans le contrat ou la lettre d’engagement, et accepté par écrit avant la fin de la période initiale. Dans le modèle, les colonnes Renouvellement et Durée renouv. servent à contrôler cette décision ; elles ne remplacent pas l’accord écrit signé.

Le délai de prévenance change la date d’action

Lorsque l’employeur met fin à l’essai, le délai de prévenance est de 24 heures si la présence est inférieure à 8 jours, puis de 48 heures entre 8 jours et 1 mois, de 2 semaines après 1 mois et de 1 mois après 3 mois. Le salarié dispose, lui, d’un délai de 24 heures sous 8 jours de présence, puis de 48 heures au-delà. La rupture ne doit pas servir à contourner une procédure disciplinaire ou reposer sur un motif discriminatoire.

Pour un CDD, la période d’essai est encadrée différemment : 1 jour par semaine de contrat, avec un plafond de 2 semaines pour un CDD d’une durée inférieure ou égale à 6 mois et de 1 mois au-delà. Il faut donc identifier le type de contrat avant de saisir une durée en mois.

La méthode de contrôle la plus sûre

Comparez la date affichée dans le fichier avec le contrat, la convention collective et le calendrier des jours ouvrés. Par exemple, une fin théorique au 06/06/2026 ne justifie pas une décision préparée le 06/06 : prévoyez un entretien plusieurs jours auparavant et conservez les échanges dans le dossier du salarié.

Le Code du travail impose aussi une information loyale du salarié et encadre la rupture de la période d’essai. Le modèle aide à ne pas oublier une échéance ; il ne valide ni la durée conventionnelle ni la rédaction de la notification.

Le renouvellement saisi trop tard

Le cas que je vois le plus souvent est simple : le manager demande un renouvellement après la date de fin initiale, parce qu’il n’a pas ouvert le tableau. Or un renouvellement signé le 08/06/2026 pour une période terminée le 06/06/2026 ne régularise pas automatiquement la situation. L’employeur peut alors se retrouver à gérer un salarié dont la relation de travail ne peut plus être traitée comme une période d’essai.

Une autre erreur consiste à saisir Oui dans Renouvellement sans vérifier la convention collective. La colonne ne constitue pas une autorisation juridique. Elle doit déclencher une vérification du contrat, de la convention et de l’accord écrit, pas une prolongation automatique d’un mois.

La date de fin confondue avec le jour de décision

Certains responsables inscrivent la date de l’entretien dans Date fin finale. Le tableau paraît propre, mais le calcul des jours restants devient faux. Pour un salarié présent depuis 3 mois, un délai de prévenance employeur d’un mois peut imposer d’agir bien avant la date théorique de fin : une décision prise avec seulement 5 jours de marge peut être trop tardive.

Les conséquences pratiques d’une ligne mal renseignée

Une seule date décalée de 30 jours peut provoquer plusieurs heures de recherche dans les contrats, un échange tendu avec le salarié et un risque de contentieux. Dans une entreprise de 20 personnes, cinq recrutements suivis dans des fichiers différents peuvent aussi produire deux décisions contradictoires ou une relance oubliée.

Ne mélangez pas non plus période d’essai et période probatoire. Une mobilité interne vers un poste de responsable peut relever d’une période probatoire, avec des effets différents sur le retour au poste précédent. Le fichier doit rester réservé aux situations que vous avez identifiées comme périodes d’essai.

Mon choix pratique est de garder une ligne même après l’échéance, en renseignant le statut final et la date de décision. Supprimer la ligne efface la trace du suivi ; conserver une copie mensuelle permet au contraire de reconstituer pourquoi une action a été prise et par qui.

Un contrôle court, toujours au même moment

Réservez 15 minutes chaque lundi matin à l’onglet Suivi périodes d’essai. Filtrez les dossiers dont la colonne Jours restants est faible, puis envoyez au responsable indiqué dans Responsable RH une demande d’entretien ou de décision. Cette routine est plus fiable qu’un rappel placé dans le calendrier d’une seule personne.

Dans une structure de 10 salariés, ce contrôle peut suivre la préparation de la paie. Pour une entreprise qui recrute 6 personnes par trimestre, ajoutez chaque nouvelle ligne le jour de la signature du contrat, plutôt que d’attendre l’arrivée effective et de reconstituer les dates à partir des bulletins.

Trois habitudes qui évitent la dérive

• Dupliquez une copie datée du classeur à chaque fin de mois, par exemple Suivi_2026-06.
• Utilisez la validation des données pour conserver Oui et Non dans la colonne Renouvellement, sans variantes comme oui, OUI ou à confirmer.
• Conservez la mise en forme conditionnelle et contrôlez les lignes signalées avant chaque réunion RH.

Le tableau de bord de l’image 2 doit servir de point de départ à la réunion, mais la décision doit être vérifiée dans le contrat et le dossier individuel. L’image 3, dans l’onglet Mode d’emploi, peut être complétée avec votre propre calendrier : entretien à J-30, validation à J-15, notification lorsque la décision est arrêtée.

Quand passer à un logiciel RH

Le fichier reste adapté à une petite équipe avec quelques échéances par mois. Passez à un outil spécialisé si vous gérez plus de 50 salariés, plusieurs établissements, des alertes automatiques, des habilitations par rôle ou un historique d’audit obligatoire.

Un classeur partagé par courriel n’est pas une solution de sécurité. Limitez les accès, évitez les copies non maîtrisées et appliquez le RGPD : les noms, postes et dates d’entrée sont des données personnelles. Pour 8 dossiers actifs, un fichier protégé et une revue hebdomadaire sont généralement préférables à une application coûteuse mal alimentée.