Tableau de suivi des candidatures Excel 2026 – Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Instructions pour consulter les huit consignes d’utilisation du fichier.
2. Dans Candidatures, saisissez une nouvelle ligne dans les cellules prévues, notamment l’ID, la date, l’entreprise, le poste et la ville.
3. Choisissez le type de contrat, la source et le statut dans les listes déroulantes proposées.
4. Indiquez le salaire brut annuel souhaité, la date de relance prévue, le contact et la prochaine action.
5. Renseignez la date de réponse lorsqu’une entreprise vous répond, puis actualisez le statut après chaque échange.
6. Consultez les colonnes Jours depuis candidature et Relance à prévoir ? pour prioriser vos actions.
7. Ouvrez Tableau de bord et sélectionnez un ID en B15 pour examiner les informations liées à une candidature.

Une saisie adaptée aux démarches réelles

Ce fichier s’adresse au particulier qui recherche un CDI, un CDD, une alternance ou une mission freelance et envoie plusieurs candidatures chaque semaine. L’onglet Candidatures, visible sur l’image 1, prévoit les champs réellement utiles : entreprise, poste recherché, ville, type de contrat, source, salaire brut annuel souhaité, statut et coordonnées du contact.

Un candidat qui répond à 8 annonces par semaine peut rapidement accumuler 32 lignes en un mois. Sans historique, il risque de relancer deux fois la même entreprise ou d’oublier un entretien. Ici, la date de candidature alimente automatiquement la colonne Jours depuis candidature : une candidature déposée le 01/09/2026 affiche 10 jours au 11/09/2026.

Les moments où le suivi devient indispensable

Le besoin apparaît après une semaine intensive de recherche, au retour de congés ou avant une période d’entretiens. Pour une personne visant 3 secteurs et 4 villes, les filtres de l’onglet permettent de retrouver les dossiers sans parcourir des e-mails dispersés.

La colonne Prochaine action transforme chaque ligne en tâche concrète : relancer par e-mail, préparer un entretien ou archiver une candidature. Je recommande de renseigner cette colonne immédiatement après l’envoi, plutôt que de compter sur la mémoire.

Lire le tableau de bord

L’image 2 présente le Tableau de bord : les indicateurs comptent les candidatures, les entretiens, les relances à faire, les réponses négatives et les offres reçues ou acceptées. Les graphiques répartissent aussi les dossiers par statut, par ville et par poste avec salaire moyen souhaité.

Exemple : avec 24 candidatures, 6 entretiens et 2 offres reçues, vous voyez immédiatement que le problème n’est plus le volume d’envoi mais la conversion des entretiens. Le tableau donne une base factuelle pour ajuster votre recherche.

Ne collectez que les informations nécessaires

Une recherche d’emploi implique des données personnelles : nom, e-mail, téléphone, parcours et parfois salaire souhaité. L’onglet Instructions rappelle de ne pas saisir de données sensibles inutiles afin de respecter le RGPD. Le principe de minimisation de l’article 5 du règlement impose de limiter les informations à ce qui sert réellement au suivi.

Évitez donc de recopier une information médicale, une opinion politique ou un détail familial dans la colonne Notes. Notez plutôt un fait opérationnel, par exemple entretien visio le 14/09/2026 à 10 h 00. Un contact professionnel et une adresse e-mail suffisent généralement.

Conservation et suppression des données

Le RGPD impose une durée de conservation proportionnée à la finalité. Une candidature refusée n’a pas vocation à rester indéfiniment dans votre fichier : archivez-la ou supprimez les coordonnées lorsque vous n’avez plus de raison de les conserver. Si une entreprise vous demande de retirer vos données, vous devez pouvoir retrouver la ligne concernée avec l’ID C-001, C-002 ou suivant.

Pour un fichier personnel enregistré sur votre ordinateur, protégez l’accès par un mot de passe si d’autres personnes utilisent le poste. N’envoyez pas le classeur complet par e-mail lorsque le destinataire n’a besoin que d’une seule candidature.

Dates et rémunération

Les dates doivent être saisies au format JJ/MM/AAAA, conformément à l’onglet Instructions. Le salaire est un montant brut annuel : 34 000 € signifie 34 000 € brut par an, et non un salaire net mensuel de 34 000 €.

Le fichier n’établit pas de bulletin de paie et ne calcule pas le net après cotisations. Pour comparer deux offres, gardez la même unité : 36 000 € brut annuel contre 42 000 € brut annuel, plutôt qu’un montant annuel face à un montant mensuel.

Une candidature sans date devient vite invisible

L’erreur la plus coûteuse est de saisir l’entreprise et le poste, mais pas la date de candidature. La formule de la colonne Jours depuis candidature dépend de cette date ; sans elle, aucun délai exploitable ne s’affiche. Après 10 candidatures, cinq dates manquantes suffisent à rendre le suivi partiellement aveugle.

À l’inverse, une date de relance dépassée peut rester sans action si vous ne consultez jamais la colonne Relance à prévoir ?. Cette colonne affiche Oui lorsque la date est arrivée, que le statut n’est ni Refusée ni Acceptée et qu’une date de relance existe. Elle signale un travail à faire, mais elle n’envoie pas de notification.

Le statut qui ne suit pas la réalité

Conserver Candidature envoyée après un entretien fausse les indicateurs. Le Tableau de bord compte les entretiens à partir des statuts Entretien RH et Entretien manager ; une ligne mal actualisée peut donc minorer votre progression de 1, 2 ou 10 entretiens.

Le même problème concerne une offre reçue : si vous laissez Offre reçue après votre décision, le total des offres reçues ou acceptées reste interprétable seulement si votre historique est cohérent. Mettez à jour le statut après chaque échange, comme le recommande l’onglet Instructions.

Les coordonnées approximatives coûtent une occasion

Un contact écrit Claire Durand dans M, mais une adresse incomplète dans N, vous oblige à rechercher l’e-mail dans plusieurs boîtes. Pour une candidature prioritaire à 48 000 € brut annuel, cinq minutes de recherche au mauvais moment peuvent suffire à manquer une échéance d’entretien.

Mon choix est net : renseignez le contact et le canal utilisé dès le premier échange. Gardez les notes courtes et factuelles ; une phrase comme Entretien visio programmé à 10 h 00 est plus exploitable qu’un commentaire de 15 lignes.

Un créneau fixe plutôt qu’une consultation au hasard

Réservez 20 minutes chaque vendredi pour filtrer les candidatures dont la colonne Relance à prévoir ? affiche Oui. Si vous avez 15 dossiers actifs et 4 relances à faire, traitez d’abord celles dont la date est la plus ancienne, puis renseignez la prochaine action.

Le lundi, consacrez 30 minutes à l’ajout des nouvelles annonces et candidatures. Avec 6 nouvelles lignes par semaine, vous atteignez 24 candidatures en quatre semaines : le Tableau de bord permet alors de comparer le volume, les entretiens et les réponses.

Une méthode de saisie qui évite les dérives

• Utilisez les listes déroulantes pour le type de contrat, la source et le statut au lieu de créer des variantes comme CDI signé ou candidature envoyée.
• Saisissez les dates en JJ/MM/AAAA et les salaires en brut annuel, sans mélanger mensuel et annuel.
• Dupliquez votre fichier avant une modification importante et conservez une copie datée, par exemple Suivi candidatures 11-09-2026.

L’image 3 montre l’onglet Instructions : huit étapes y rappellent la saisie, les formats, le RGPD et la lecture du tableau de bord. Utilisez-le comme mémo lorsque vous reprenez la recherche après plusieurs jours.

Quand passer à un autre outil

Ce classeur convient à une recherche individuelle allant jusqu’à 100 lignes préparées. Si vous gérez 300 candidatures, plusieurs CV par poste, des rappels automatiques ou un partage avec un conseiller, Excel devient moins pratique : un outil de gestion de candidatures sera alors plus adapté.

Ne changez pas d’outil trop tôt. Pour 20 candidatures actives, un créneau hebdomadaire et trois indicateurs suffisent généralement ; le logiciel devient pertinent quand la saisie, les relances et les pièces jointes prennent plus d’une heure par semaine.