Checklist du dossier d’embauche salarié Excel

1. Ouvrez l’onglet Checklist Dossiers et renseignez une ligne par salarié : nom, poste, date d’embauche et type de contrat.
2. Pour chaque colonne documentaire, indiquez si la pièce est fournie ou non, en distinguant une pièce réellement reçue d’un élément non applicable.
3. Actualisez les champs liés au contrat signé, à la DPAE et à la visite médicale dès que la formalité est réalisée.
4. Consultez les colonnes Nb fournis, Nb N/A et % Complété pour mesurer l’état réel de chaque dossier.
5. Utilisez l’onglet Suivi & Relances pour noter les documents attendus et organiser les rappels auprès des salariés.
6. Consultez l’image 3 dans l’onglet Tableau de bord afin d’identifier les dossiers finalisés et ceux qui nécessitent encore une action.
7. Lisez l’onglet Mode d'emploi avant de partager le fichier, puis limitez son accès aux personnes habilitées à traiter les données du personnel.

Le besoin apparaît avant le premier jour

Dans une petite entreprise, le dossier d’embauche est souvent partagé entre le gérant, l’assistante de gestion et le cabinet chargé de la paie. Une checklist évite de rechercher dans dix courriels le RIB d’un technicien ou la preuve de réalisation de la DPAE avant son arrivée.

L’image 1 présente l’onglet Checklist Dossiers : chaque ligne correspond à une personne et les colonnes vont de l’identité du salarié au statut du dossier. On y trouve notamment le poste, la date d’embauche, le type de contrat, cinq catégories de pièces, puis les indicateurs calculés. Cette organisation convient à une SARL de plomberie qui recrute quatre salariés sur un trimestre comme à une association qui prépare les contrats de ses éducateurs avant le début de la saison.

Des usages différents selon la structure

Une assistante RH peut ouvrir le fichier chaque matin pendant une campagne de recrutement, tandis qu’un artisan avec quatre salariés s’en sert le vendredi pour vérifier les arrivées prévues le mois suivant. Dans une boutique en ligne de 300 commandes mensuelles, le responsable administratif n’a pas le même volume d’embauches, mais il doit tout de même fournir des dossiers fiables au gestionnaire de paie.

Pour un exemple concret, imaginez trois embauches en février : Julien, technicien en CDD au 01/02/2026, Sophie, assistante RH en CDI au 10/02/2026, et Thomas, commercial en CDI au 18/02/2026. Le tableau permet de voir immédiatement que Sophie a fourni 7 éléments sur 8 attendus, alors que le RIB de Thomas manque encore.

Un fichier utile aussi aux associations

Le trésorier d’un club sportif ou le président d’une association employeuse peut utiliser la même logique avant la préparation de la DSN. L’image 2, consacrée au Suivi & Relances, donne un espace distinct pour noter les demandes en attente et ne pas mélanger les pièces reçues avec les relances à faire.

La DPAE ne se remplace pas par une case cochée

La DPAE doit être transmise à l’URSSAF avant la mise au travail effective du salarié, au plus tôt 8 jours avant l’embauche. Dans la checklist, la colonne DPAE effectuée sert de contrôle interne : elle ne constitue pas la déclaration et ne dispense pas de conserver l’accusé de réception.

Le contrat écrit est obligatoire dans plusieurs situations, notamment pour un CDD et pour le travail à temps partiel. Pour un CDI à temps complet, l’employeur doit remettre les informations essentielles relatives à la relation de travail dans les délais prévus par le Code du travail. La colonne Contrat signé doit donc être alimentée uniquement après vérification du document réellement signé, pas après son simple envoi par courriel.

Pièces, santé au travail et paie

L’employeur peut demander les informations nécessaires à l’embauche, mais il doit appliquer le RGPD : finalité claire, accès limité et conservation maîtrisée. Une copie de pièce d’identité, un RIB ou un justificatif de domicile ne doivent pas circuler dans un fichier partagé avec toute l’entreprise. La CNIL recommande de limiter les données collectées à ce qui est utile à la gestion du personnel.

La visite d’information et de prévention doit en principe être organisée dans les 3 mois suivant la prise de poste, avec des règles particulières pour certains travailleurs et certains risques. La colonne Visite médicale permet de suivre l’organisation de ce rendez-vous, sans confondre cette formalité avec un avis d’aptitude délivré dans le cadre d’un suivi renforcé.

Conserver les preuves

Les documents comptables liés à la paie sont conservés selon les durées applicables, et les documents de gestion du personnel peuvent avoir des durées différentes. Les pièces comptables doivent être conservées 10 ans selon l’article L123-22 du Code de commerce, mais cette règle ne signifie pas que chaque donnée RH doit rester indéfiniment dans Excel.

Mon choix est net : utilisez ce modèle comme tableau de contrôle, puis archivez les justificatifs dans un espace RH sécurisé. Pour 12 salariés, un contrôle hebdomadaire suffit généralement ; pour 50 embauches réparties sur l’année, il faut déjà formaliser les droits d’accès et le classement documentaire.

À ce niveau d’effectif, le suivi des droits d’accès prend aussi tout son sens avec un calcul de la masse salariale cohérent, afin de rattacher les pièces RH aux coûts de paie correspondants.

Une pièce reçue ne signifie pas un dossier terminé

Le problème le plus fréquent est de cocher la ligne dès que le salarié promet d’envoyer le document. J’ai vu des dossiers marqués complets alors que le contrat n’était pas signé et que la DPAE n’avait pas encore été enregistrée. Dans le fichier, ces éléments disposent de colonnes séparées : il faut les mettre à jour indépendamment.

Autre cas classique : le RIB est bien présent, mais le nom du titulaire ne correspond pas au salarié. La paie peut alors être rejetée ou versée sur un compte erroné. Pour un salaire net de 1 850 € et 4 salariés concernés, une correction de virement mobilise vite une demi-journée, sans compter l’inquiétude des personnes payées en retard.

Les mauvaises mentions N/A faussent le pourcentage

La colonne Nb N/A est utile seulement si la mention est justifiée. La déclarer pour un diplôme alors que le poste exige une qualification revient à gonfler artificiellement le % Complété. Sur 10 contrôles, 2 éléments placés à tort en N/A peuvent afficher 100 % alors que le dossier est réellement incomplet.

Pour un poste de magasinier, une certification de conduite peut être indispensable selon les tâches confiées ; pour un poste administratif, elle peut ne pas être pertinente. La bonne méthode consiste à définir les pièces attendues par poste avant de valider la ligne, plutôt que d’utiliser N/A comme raccourci.

Les relances qui restent dans les boîtes mail

Sans registre central, chacun pense que l’autre a demandé la pièce manquante. Une assistante relance le salarié pour son justificatif de domicile, le gérant demande le contrat signé au cabinet, et personne ne vérifie la DPAE. Avec 8 recrutements en même temps, trois messages oubliés peuvent retarder l’envoi des éléments de paie et créer une régularisation coûteuse.

L’image 2 montre pourquoi l’onglet Suivi & Relances doit être utilisé séparément de la checklist : on y note l’action à effectuer, tandis que la première feuille conserve l’état documentaire. L’image 3 permet ensuite de repérer les écarts entre les dossiers presque terminés et ceux qui restent très incomplets.

L’écart apparaît aussi quand les dossiers avancent sans contrôle du temps de travail, car un suivi des heures supplémentaires s’ajoute alors naturellement au suivi documentaire pour éviter les régularisations de paie.

Rattachez le contrôle à une échéance existante

Le meilleur moment pour utiliser ce fichier est le créneau déjà consacré à la préparation de la paie ou à la transmission des variables au cabinet. Chaque vendredi, consacrez 15 minutes aux embauches des 30 prochains jours : une personne vérifie les nouvelles lignes et une autre confirme les formalités sensibles.

• Créez la ligne du salarié dès la décision d’embauche, sans attendre le premier jour.
• Dupliquez la structure de suivi pour chaque nouvelle campagne, mais conservez un fichier maître protégé.
• Utilisez l’onglet Suivi & Relances pour inscrire une prochaine action datée, plutôt que de garder un rappel dans votre messagerie.
• Contrôlez le tableau de bord chaque lundi et traitez d’abord les dossiers dont la date d’embauche approche.

Faites parler les indicateurs

Le % Complété ne doit pas devenir un objectif artificiel. Un dossier à 90 % peut être plus urgent qu’un dossier à 60 % si l’élément manquant est la DPAE ou le contrat signé. L’image 3 présente le tableau de bord : utilisez-le pour prioriser les actions, pas seulement pour produire un chiffre rassurant.

Dans un service de 20 salariés, 5 nouveaux dossiers suivis chaque mois représentent 60 lignes créées sur une année. Sans routine fixe, les relances se dispersent ; avec un contrôle de 15 minutes par semaine, vous repérez les écarts avant la préparation de la DSN.

Savoir quand quitter Excel

Excel reste adapté à une TPE qui gère quelques embauches et qui maîtrise ses accès. Je recommande toutefois un logiciel RH dès que plusieurs personnes modifient le fichier simultanément, que les habilitations deviennent difficiles à gérer ou que le volume dépasse environ 50 dossiers actifs.

L’image 4, dans Mode d'emploi, doit être consultée avant toute transmission. Protégez le classeur, évitez les pièces jointes non chiffrées et supprimez les anciennes données selon votre politique de conservation : un tableau pratique ne doit pas devenir un dossier RH accessible à tous.